Услуги
Кейс “Бережные финансы”: как управленческий учёт избавил бизнес от кассовых разрывов»
Когда к нам обратилась школа дополнительного образования для детей, картина была примерно такой : учет — вроде бы есть, но как он работает, зачем и куда смотрит, было неясно даже самому собственнику. При этом в межсезонье (читай — летом, когда дети вместо математики идут есть мороженое) бизнес с завидной регулярностью ловил кассовые разрывы. А расчет зарплаты для сотрудников превращался в квест уровня «трудно, но можно», требующий не меньше пары вечеров с калькулятором и валерьянкой.
Финансовый туман, в который мы вошли вместе с клиентом, был густой. Но, именно такие кейсы мы любим больше всего — когда есть возможность навести порядок, выстроить систему и показать, что финансы — это не только про отчеты, но и про спокойствие.
Первая встреча с клиентом прошла в духе «давайте разбираться». Собственник — человек энергичный, умный, но явно уставший от бесконечных ручных расчетов и необходимости каждый раз заново вспоминать, сколько денег, где лежит, и кому он чего должен. На старте у клиента была таблица, составленная по чьему-то старому шаблону (скорее всего, из тех времен, когда Excel был еще лоскутным одеялом). Что в ней происходит — не понимал никто, кроме, возможно, бухгалтера, которого уже давно не было в компании.
Финансовый туман, в который мы вошли вместе с клиентом, был густой. Но, именно такие кейсы мы любим больше всего — когда есть возможность навести порядок, выстроить систему и показать, что финансы — это не только про отчеты, но и про спокойствие.
Первая встреча с клиентом прошла в духе «давайте разбираться». Собственник — человек энергичный, умный, но явно уставший от бесконечных ручных расчетов и необходимости каждый раз заново вспоминать, сколько денег, где лежит, и кому он чего должен. На старте у клиента была таблица, составленная по чьему-то старому шаблону (скорее всего, из тех времен, когда Excel был еще лоскутным одеялом). Что в ней происходит — не понимал никто, кроме, возможно, бухгалтера, которого уже давно не было в компании.
Мы начали с главного — с понимания бизнеса
Погрузились в сезонность, структуру выручки, зарплатный фонд, бонусы, аренду помещений и, конечно, в все расходы на методические материалы, обучение педагогов, курсы, IT-платформу. Выяснилось, что, несмотря на внешнюю стабильность, компания сидит на финансовой «американских горках». Весной — прибыль, летом — яма, осенью — снова взлет.
-
Настроили отчет о прибылях и убытках (ОПУ)Не просто «чтобы был», а с реальными, живыми категориями — доходы по направлениям (курсы, продленка, индивидуальные занятия), переменные и постоянные расходы, фонд оплаты труда с разбивкой на административный и преподавательский персонал. Все это в динамике по месяцам. -
Создали отчет о движении денежных средств (ДДС)С акцентом на прогноз — чтобы собственник заранее видел, когда и где будет просадка по деньгам. В этом отчете, кстати, впервые для клиента стало очевидно, что летом каждый год — минус 400–500 тыс. руб., просто потому что не все расходы снижаются вместе с выручкой. -
Автоматизировали расчет зарплатыВместо того чтобы каждый месяц вручную перемножать количество занятий, часовые ставки и коэффициенты, теперь достаточно нажать на кнопку, и отчет сам тянет данные по каждому сотруднику. Ошибки сократились до нуля, время расчета — с 6 часов до 15 минут. -
Внедрили систему фондовЧасть денег автоматически распределяется по виртуальным «конвертам»: фонд заработной платы, фонд развития, фонд дивидендов и резервный фонд. Эта система помогла структурировать потоки и впервые — за всё время существования школы — выделить деньги на развитие и собственные выплаты.
И вот наступает лето
Раньше этот сезон был похож на финансовое цунами: деньги улетают, оборотов нет, на счетах — перекати-поле. В этот раз — всё иначе. Клиент заранее видит, сколько средств понадобится, какие траты можно заморозить, какие обязательства будут отложены. Мы заранее смоделировали «летний кассовый зазор» и подготовили план выхода из него — без кредитов, паники и звонков «а можно отсрочить аренду на месяцок?»
Впервые за всё время — никакого кассового разрыва
Более того, компания начала регулярно выплачивать дивиденды собственнику — по 100–150 тыс. руб. ежемесячно, без ущерба для текущих операций. Собственник говорит: «Это как будто я открыл кладовку у себя дома и нашёл там заначку, о которой забыл».
На выходе мы получили клиента, который:
-
Четко понимает, как устроены его деньги - Знает, сколько и когда можно изъять без вреда бизнесу
- Не боится лета и межсезонья
- Может отдыхать с детьми, зная, что финансы — под контролем
А мы — получили ещё одно напоминание, зачем мы всё это делаем. Потому что бизнес — это не про выживание, а про осознанность, стабильность и возможность выбирать. И если управленческий учет — это компас, то наша работа — убедиться, что он работает правильно и всегда указывает на Север. На финансово устойчивый Север.
