Самостоятельная организация управленческого учета: опыт ошибок

Рассказываем, как избежать 5 главных ошибок в управленческом учете и создать систему, которая поможет принимать верные решения. Делимся опытом экспертов

Выстроили управленческий учет, выявили потери и оптимизировали ценообразование. Выявили причины роста кредитной нагрузки

Главная задача управленческого учета - создать систему понятных отчетов для собственника бизнеса, которые корректно отображают значимые метрики (выручку, прибыль, долговую нагрузку), оценивают эффективность работы в нужном ему разрезе (например, рентабельность продаж по направлениям) , помогают принять решения в условиях неопределенности (верно рассчитать расходы на новый проект и окупаемость). Это необходимая система для эффективной работы бизнеса. Но, выстроена она далеко не у всех компаний.

Почему возникает дефицит информации о собственном бизнесе?

На мой взгляд, основных причин две:

В РФ дефицит образования для предпринимателей и культура «видеть цифры» только формируется. Много решений принимается на интуиции.
Построение системы управленческого учета требует специализированных знаний и навыков работы с разными информационными системами. Эти знания требуют постоянного обновления. Хорошие специалисты по финансовому менеджменту стоят дорого. И на старте без них можно обойтись, как, например, без HR отдела, отдела маркетинга или личного ассистента.

В этой статье я выделяю основные ошибки предпринимателей малого и среднего бизнеса в построении системы управленческого учета. И предлагаю рабочий алгоритм построения управленческого учета, который доказал свою эффективность в наших кейсах.

На основе нашего опыта работы в течении последних двух лет выделены основные организационные ошибки:

Ошибка №1 . Недооценка временных ресурсов для создания и ведения управленческой отчетности.

На момент начала работы большинство наших клиентов ведут отчетность «для себя» силами собственника / управляющего, делегируют это бухгалтерии или стремятся сразу автоматизировать сбор информации через специализированные информационные системы (ПланФакт, Финтабло и т.д).

Итог — отчетность заполняется несвоевременно, «для галочки», либо некорректно. Так продолжается до появления реальных финансовых проблем.

Ошибка №2. Сложности подбора кадров.

Должность финансового директора относиться к топ-менеджменту. Необходимо не просто найти специалиста с высокой квалификацией, опытом работы, но и сотрудника которому можно доверять. Человека, который будет объективен, предан и всегда действует в интересах бизнеса, не боится показать реальную картину, выявить злоупотребления или неэффективность других сотрудников. Хороший специалист в штате стоит дорого. Хороший специалист на аутсорсе не вызывает доверия, так как не является полноценной частью команды.

Ошибка №3. Начинают решать проблему финансов, когда она уже имеет последствия.

Большая часть наших клиентов столкнулась с «кассовым разрывами», в конфликте с инвестором или партнером, чувствует, что показатели снижаются и видит нисходящую динамику прибыли. Это «болезни» которых можно избежать, если с подойти к задаче работы с финансовыми потоками системно и как можно раньше ввести понятие финансовой дисциплины в организации.

На основе опыта более 100 реализованных проектов сформулированы топ-5 ошибок, которые совершали наши клиенты создавая систему управленческого учета самостоятельно:

Ошибка №1: Нет единой системы учета

Пример клиента: Бизнес работает через несколько юрлиц. Один склад ведется в 1С УНФ, другой — в Excel. Деньги отражаются в системе ПланФакт, но часть платежей проходит мимо, а вторая база дублирует старые остатки. Цифры — везде, но понимания — нигде.

Ошибка №2: Путают выручку и приход денег

Пример клиента: собственник считает, что если на счет пришло 3 млн — это и есть доход. Но забывает про авансы, возвраты, займы, НДС. В результате — неверные решения по закупкам, выплатам, дивидендам.

Ошибка №3 : Учет ведется кассовым методом

Пример клиента: Доход считается по приходу денег, а не по факту оказания услуги или реализации. Это искажает реальную картину, особенно при сезонности или длительных производственных циклах.

Ошибка №4: Нет отчета по чистой прибыли

Пример клиента: выручка есть, расходы ведутся в Excel и фиксируются только для целей налогообложения. Расчет прибыли ведет собственник, без верификации данных.

Ошибка №5: Учет НДС вперемешку

Пример клиента: компания считает деньги «включая НДС», а не «за вычетом». То есть считает чужие деньги своими.

А как сделать, чтобы работало ?

Компания «Бережные финансы» разработала следующий алгоритм действий для создания системы управленческого учета :

Шаг 1. Аудит и верификация данных

Необходимо изучить все базы (1С, ПланФакт, Excel, Битрикс).
Далее выявить, где дублируются или искажаются данные.
Определить, какие показатели будут в фокусе (чистая прибыль, маржа по подразделениям, рентабельность).
Создать классификаторы доходов и расходов, необходимую систему справочников для переноса данных из разных баз.

Шаг 2. Сбор данных вручную

Прототип системы лучше создать впервые в Google Таблицах. Это позволит полностью соблюсти логику и выстроить верную архитектуру отчетности.

Шаг 3. Создание финансовых отчетов

На этом этапе формируется ДДС (отчет о движении денег) , ОПУ (отчет о прибылях и убытках) и управленческий баланс за 3 месяца. Их лучше представить в разрезе подразделений необходимых собственнику.
На этом этапе проводятся расчеты по марже, рентабельности, точке безубыточности.

Шаг 4. Оценка понятности отчетов для пользователей.

Отчетность презентуется пользователям с целью оценить восприятие, интерпретацию данных, корректность выводов, сопротивление и возможное непонимание данных.

Все вопросы должны быть разъяснены. А рекомендации, данные по итогам отчетности, понятны и приняты к сведению.

Шаг 5. Назначение ответственных за ведение отчетности и регламент работ с ней.

Фиксируете кто и в какие сроки заполняет отчетности, когда она презентуется собственнику. Создаете подробные инструкции по сбору данных и их верификации.

После завершения организационных моментов вы обращаетесь к сформированным отчетам с заданной периодичностью и отслеживаете «здоровье» бизнеса. Анализируете динамику показателей и принимаете решения об эффективности принятых решений и создаете гипотезы — как обеспечить рост необходимых показателей.

Шаг 6. Визуализация и автоматизация.

В зависимости от типа восприятия информации вы можете создать систему дашбордов, формы текстовых отчетов , таблиц.

Очень часто необходимо корректировать работу текущих баз данных — 1С, Битрикс, для корректного отображения данных и снижения временных и трудозатрат на их очистку.

И последним шагом является выбор специализированной программы управленческого учета, которая настраивается под выявленные потребности бизнеса и главной целью имеет оперативное предоставление данных и уменьшение количества рутинных операций.

Проанализируйте , каких данных вам сейчас не хватает? Какие из приведенных ошибок вы совершаете?

Начните следить за «финансовым здоровьем» сейчас и это продлит жизнь вашего бизнеса на долгие годы. В большинстве случаем вы найдете возможности для роста прибыли.