С нуля выстроили управленческий учет на основе данных Битрикс24, 1С и Excel и настроили аналитику по направлениям и подотчетным средствам.

Наш клиент — это сервис цифрового контроля автопарка. Компания продает оборудование, сдает его в аренду, помогает с установкой и настройкой, работает в сфере логистики и агробизнеса. На данный момент имеет два юрлица, в штате 18 сотрудников и ежемесячная выручка 8–12 млн руб. Однако у собственника не было понимания, сколько реально зарабатывает бизнес и на чем теряются деньги.

Учет был разрозненным: выручка и платежи — в 1С, склад и движение товаров — в Битрикс, расходы — в Excel. Себестоимость считалась в 1С Бухгалтерии некорректно, часть платежей шла через личные карты, а процент от оборота ежемесячно «на глаз» уходили через «банк собственника». Также усложняет ситуацию специфика работы: продажи оборудования проходили по предоплате и по постоплате, сервис — по абонентской плате с постоплатой. Два юридических лица, смешанные договоры и партнерская структура вносили дополнительную сложность в сбор данных.

На старте мы провели аудит доступных источников: выгрузили данные из 1С (по выручке и платежам), Битрикс24 (по складу и продажам), а также собрали таблицы Excel с историей расходов. Проверили полноту и актуальность данных за один месяц и откорректировали метод передачи информации от бухгалтера и ассистента.

Мы систематизировали все виды доходов и расходов, присвоив им единые коды и категории. Это позволило исключить дублирование и сделать будущую аналитику структурированной. Классификатор статей стал основой для дальнейшего формирования отчетности, в том числе для настройки фильтров по направлениям.

Создали шаблон отчета о прибылях и убытках, согласованный с клиентом: отдельно для направлений «оборудование» и «услуги». Учли специфику постоплаты, предоплаты, себестоимости по закупу и необходимость исключать внутригрупповые обороты. Провели первую загрузку данных за один месяц и проверили корректность расчетов.

Построили отчет о движении денежных средств на основе выписок с расчетных счетов и расходов, отраженных вручную. Разделили поступления и платежи по видам деятельности и направлению, выделили подотчетные суммы. Это позволило увидеть реальные денежные потоки.

Собрали активы и пассивы: остатки по счетам, долги перед поставщиками и дебиторку. Рассчитали собственный капитал и ввели статью «резервный фонд» для отражения распределения прибыли. Получился корректный баланс, где прибыль минус резервный фонд соответствовала изменению капитала.

Также мы составили инструкции для сотрудников компании, как самостоятельно обновлять отчеты — в видео и презентационном формате.

Так как инструкции индивидуальны, мы не приводим их полностью, а лишь иллюстрируем как это выглядит для клиента.

В проекте применялся комбинированный подход: выручку брали из документов реализации в 1С, платежи — по выпискам, а данные по поступлению товаров для реализации — вручную по данным ассистента. Был создан отдельный отчет по подотчетным суммам, который позволил контролировать движение денежных средств взятые в подотчет. Также разработали отчет по движению товаров, отсутствующий в стандартной бухгалтерии в корректном виде.

Для каждого клиента «Бережные финансы» создают индивидуальную «дорожную карту» настройки управленческого учета, с учетом ресурсов клиента.